Skanowanie krok po kroku
Obsługa i tworzenie elektronicznego archiwum przez system XERREX Scan Manager Geodeta jest niezwykle łatwe i intuicyjne. Pracę z dokumentem w systemie SM Geodeta można podzielić na kilka etapów w których użytkownik wykonuje wszystkie niezbędne czynności do archiwizacji dokumentacji geodezyjnej. Proces archiwizacji obsługiwany jest na ekranie dotykowym urządzenia wielofunkcyjnego. Ponadto system daje możliwość nakładania na zdigitalizowane dokumenty i ich oryginały stempli tekstowych, graficznych oraz kodów 1D i 2D. Nakładanie na oryginał dokumentu stempli czy kodów realizowane jest bezpośrednio po jego zeskanowaniu. Stempel czy kod może być nadrukowany lub naklejony. 

ETAP 1


Pierwszym etapem jest umieszczenie dokumentu lub pliku dokumentów na podajniku automatycznym urządzenia. Dokumenty mogą być skanowane podczas jednej sesji skanowania zarówno z szyby jak i z podajnika automatycznego. Możliwe jest również skanowanie i tworzenie elektronicznej teczki na kilku urządzeniach podłączonych do systemu SM Geodeta za pomocą sesji skanowania.

ETAP 2

Następnie wybieramy na ekranie ciekłokrystalicznym urządzenia wielofunkcyjnego odpowiedni szablon skanowania. Szablony są spersonalizowane pod odpowiednie dokumenty np. operat prawny, operat techniczny. Po wybraniu szablonu wpisujemy lub wybieramy z rozwijanej listy dodatkowe informacje dotyczące dokumentu. Informacje odczytane z dokumentu lub wprowadzone ręcznie, traktowane są przez system jako metadane i zapisywane w bazie danych programu zarządzającego dokumentacją geodezyjną.




Operaty geodezyjne złożone są z wielu dokumentów, nazwy tych dokumentów możemy wybrać z listy w panelu systemu. Skanując operat system zapisuje metadane odczytane z okładki operatu jako metadane dziedziczone. Wartościami tych metadanych są zazwyczaj: identyfikator materiału, numer operatu, numer KERG i gmina. Dziedziczenie umożliwia automatyczne przypisanie wartości dziedziczonych metadanych do pozostałych części wchodzących w skład operatu. Powiązane tymi wartościami dokumenty tworzą tzw. elektroniczną teczkę operatu. Rozpoczęcie skanowania otwiera automatycznie sesję, którą możemy w dowolnym momencie przerwać i  odtworzyć nie tracąc dokumentów już zeskanowanych. Sesja pozwala na dodawanie do operatu w dowolnym momencie kolejnych dokumentów. Zamknięcie sesji skutkuje osadzeniem operatu w systemie zarządzającym zasobem geodezyjnym i  kartograficznym. Dodatkowo system umożliwia nadruk na oryginał stempli i kodów naniesionych na skan.



ETAP 3

Po zamknięciu sesji skanowania system umieszcza skanowany dokument pod stosowną nazwą wraz z kompletem informacji indeksujących w odpowiednim miejscu programu zarządzającego zasobem geodezyjnym. Dokumentacja przed umieszczeniem w  programie zarządzającym zasobem geodezyjnym jest weryfikowana pod względem poprawności odczytanych metadanych. O błędach odczytu użytkownik jest od razu informowany emailem systemowym. Wszystkie błędnie przetworzone dokumenty użytkownik weryfikuje i poprawia w dołączonej do systemu wyszukiwarce archiwum.